Transcrire un entretien, une réunion ou un cours

Pour transcrire un entretien ou une réunion, trois choses comptent plus que le choix de l'outil : prévenir les personnes et obtenir leur accord, enregistrer près des voix, et utiliser une transcription qui sépare les intervenants. Le reste, résumé, compte rendu, citations, découle d'une transcription propre.

Ce guide suit l'ordre du travail : avant, pendant, après.

Avant : prévenir et obtenir l'accord

En France, l'article 226-1 du Code pénal punit d'un an d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende le fait de porter volontairement atteinte à l'intimité de la vie privée d'autrui en captant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel. Le même article précise que lorsque l'enregistrement est fait au vu et au su des intéressés, sans qu'ils s'y soient opposés alors qu'ils étaient en mesure de le faire, leur consentement est présumé.

Au travail, la CNIL rappelle qu'un employeur n'a le droit ni d'enregistrer ni d'écouter les conversations téléphoniques de ses salariés s'ils n'en sont pas informés.

En pratique :

Dites-le avant d'appuyer sur le bouton. « Je vais enregistrer pour ne rien déformer, est-ce que cela vous convient ? »
Faites répéter l'accord une fois l'enregistrement lancé. Il figure ainsi dans le fichier.
Dites ce que vous ferez de l'enregistrement : qui l'écoutera, combien de temps vous le garderez, si des extraits seront cités.
En réunion, annoncez-le à tout le monde, y compris aux personnes qui arrivent en retard ou qui participent à distance.
Pour un cours, renseignez-vous sur les règles de votre établissement et demandez à l'enseignant.

Pendant : un enregistrement que la machine peut comprendre

La qualité de la transcription se joue à l'enregistrement. Un bon fichier se transcrit bien avec presque n'importe quel outil ; un mauvais fichier résiste à tous.

Rapprochez le micro des voix. Pour un entretien à deux, posez le téléphone sur la table, entre vous, à moins d'un mètre. Pour une réunion, au centre de la table plutôt qu'à un bout.
Choisissez une pièce calme. Fermez la fenêtre, éloignez-vous de la machine à café. Un café bruyant est le pire endroit pour un entretien que vous voulez transcrire.
Posez le téléphone sur un support souple, un carnet ou une écharpe, pour amortir les chocs sur la table.
Évitez que l'on parle en même temps. Deux voix superposées donnent un texte confus, et aucun outil ne les démêle bien.
Faites un essai de dix secondes et réécoutez-le avant de commencer.
Dites les noms au début : « Nous sommes le 9 novembre, je suis avec Claire Martin et Paul Durand. » Vous saurez ensuite à qui attribuer chaque voix.

Pour une réunion en visio, enregistrer le son de l'appel sur l'ordinateur donne un bien meilleur résultat que de poser un téléphone près des haut-parleurs. Le guide Mac en parle.

Après : distinguer les intervenants

Dans un entretien, un bloc de texte continu ne sert pas à grand-chose : il faut savoir qui pose la question et qui répond. C'est le rôle de la séparation des intervenants, que les outils appellent parfois « diarisation ».

L'outil repère les changements de voix et étiquette chaque passage : Intervenant 1, Intervenant 2. À vous ensuite de remplacer ces étiquettes par les vrais noms. Tous les outils ne le font pas :

Dictaphone et Notes d'Apple rendent le texte sans indiquer qui parle.
Les services en ligne et les applications de transcription le proposent pour beaucoup, mais pas tous. Vérifiez avant de choisir.

La séparation est plus fiable quand les voix sont bien distinctes et que chacun parle à son tour. Elle se trompe davantage sur les interventions très courtes (« oui », « d'accord ») et quand deux personnes ont des voix proches. Corrigez les attributions en même temps que vous relisez.

Relire sans y passer la journée

Une transcription automatique se relit, toujours. Mais pas forcément en entier avec le même soin.

Commencez par les noms propres, les sigles et les chiffres. Ce sont les erreurs les plus fréquentes et les plus gênantes. Si votre outil a un dictionnaire personnel, ajoutez-y les noms avant de transcrire.
Vérifiez à l'écoute les passages que vous allez citer. Une citation doit être exacte ; le reste peut rester approximatif si le sens y est.
Écoutez en accéléré les passages où le texte semble étrange. Une phrase qui n'a pas de sens est presque toujours un mot mal entendu.
Notez les passages inaudibles tels quels, avec l'heure, plutôt que de deviner.

Pour un travail de recherche, gardez l'enregistrement d'origine tant que l'analyse n'est pas terminée, dans les conditions annoncées aux participants.

Du texte au compte rendu

Une fois la transcription propre, vous pouvez en tirer :

Un compte rendu de réunion : les sujets abordés, les décisions, qui fait quoi et pour quand.
Une synthèse d'entretien : les thèmes, avec les citations qui les illustrent.
Des notes de cours : le plan, les définitions, les points à revoir.

Beaucoup d'outils proposent de générer ce résumé automatiquement. Relisez-le en regard de la transcription : un résumé peut oublier une décision ou en attribuer une à la mauvaise personne. Et si le contenu est confidentiel, demandez-vous où ce résumé est produit, comme pour la transcription elle-même : voir confidentialité.

Questions fréquentes

A-t-on le droit d'enregistrer une conversation sans prévenir ?

L'article 226-1 du Code pénal punit d'un an d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende l'enregistrement, sans le consentement de leur auteur, de paroles prononcées à titre privé ou confidentiel. Prévenez les personnes et obtenez leur accord avant d'enregistrer.

Comment savoir qui parle dans la transcription ?

Choisissez un outil qui sépare les intervenants. Il étiquette chaque passage (Intervenant 1, Intervenant 2), et vous remplacez les étiquettes par les noms. Dictaphone et Notes ne le font pas.

Où placer le téléphone pour enregistrer une réunion ?

Au centre de la table, sur un support souple, à distance à peu près égale des participants. Faites un essai de dix secondes et réécoutez-le avant de commencer.

Combien de temps faut-il pour relire une transcription ?

Cela dépend de la qualité de l'enregistrement. Concentrez-vous sur les noms propres, les chiffres et les passages que vous comptez citer, plutôt que de tout réécouter.

Peut-on enregistrer un cours pour le transcrire ?

Renseignez-vous sur les règles de votre établissement et demandez l'accord de l'enseignant avant d'enregistrer.

Sources

Dernière vérification : 9 novembre 2026